Versnelling infrastructurele bedragen (€ 320.000 incidenteel voordeel op taakveld 0.1)
In de raadsvergadering van 5 maart 2020 is ingestemd met het voorstel om het in de begroting 2020 beschikbaar gestelde bedrag van € 382.000 ter versnelling van infrastructurele projecten in de openbare ruimte en realisatie van doelstellingen uit het coalitieakkoord als volgt te verdelen:
Wonen – versnellen woningbouwopgave € 100.000 ; incidenteel nadeel op TV 8.3
Leidse regio – Omklappen sociaal domein € 90.000; incidenteel nadeel op TV 6.72
Klimaat/Energie – opgaven klimaat/energie € 117.000; incidenteel nadeel op TV 7.4
Restant - nog te bestemmen € 75.000
Naar aanleiding van deze besluitvorming wordt van het budget op taakveld 0.1 Bestuur functioneel een bedrag van € 100.000 overgeheveld naar taakveld 8.3 Wonen en bouwen, € 90.000 naar taakveld 6.72 Maatwerkdienstverlening 18- en € 117.000 naar taakveld 7.4 Milieubeheer. Er wordt daarnaast verzocht om van het nog te bestemmen budget van € 75.000 een bedrag van € 13.000 beschikbaar te stellen voor advieskosten warmtevraag op taakveld 7.4 (€ 13.000 incidenteel voordeel op TV 0.1 en € 13.000 incidenteel nadeel op TV 7.4) Uitbreiding griffie (€ 14.000 incidenteel nadeel)
Op 12 december heeft u besloten tot uitbreiding van de formatie van de griffie. De financiële wijziging wordt nu verwerkt in de begroting. Omdat de ingangsdatum van de uitbreiding is verschoven naar 1 maart zijn de lasten voor 2020 lager dan destijds aangegeven. De structurele lasten worden opgenomen in de kadernota. Griffie: Geluidsapparatuur van de raadszaal (€ 75.000 Investeringskrediet; vanaf 2021 structureel nadeel op kapitaallasten € 14.600 en kosten onderhoud €4.000 )
De afgelopen maanden zijn er herhaaldelijke storingen geweest met de audiovisuele faciliteiten in de raadzaal. Deze faciliteiten ondersteunen de gemeenteraad bij het vergaderen en het online uitzenden van vergaderingen. Na intensief onderzoek is door betrokken partijen geconcludeerd dat er noodzakelijke vervangingen uitgevoerd moeten gaan worden om toekomstige verstoringen voor te zijn. Het onderhoud is urgent en kan niet wachten tot het nieuwe boekjaar. Het risico op uitval is te groot, met als gevolg dat commissie- en raadsvergaderingen niet of niet op een gedegen manier georganiseerd kunnen worden.
Het onderhoud omvat de vervanging van een aantal kerncomponenten, vervanging van camera’s, vervanging van de presentatiebeamer voor LED- schermen en de vervanging van de identificatie- en stemmodule . Het systeem is hiermee ook weer bij de tijd. Zo kunnen de deelnemers aan de vergadering inloggen met een sprekerspas, wat de technische handelingen voor de vergadering aanzienlijk vereenvoudigt en bijvoorbeeld digitaal stemmen makkelijker maakt. Ook is de beeldkwaliteit van de uitzendingen veel beter, inclusief een duidelijke balk met naam en functie van sprekers. Naast het gebruik voor de raad, wordt de vergaderzaal met apparatuur ook gebruikt voor vergaderingen van gemeente en WODV, naturalisatiebijeenkomsten, huwelijksvoltrekkingen en nieuwjaarsreceptie.
Met het project is een investeringsbudget van € 75.000 gemoeid waar jaarlijkse kapitaallasten van € 14.600 vanaf 2021 uit voortvloeien. Daarnaast is er een jaarlijkse exploitatiebudget van € 4.000.
Ondertitelen online vergaderingen
Per september 2020 zijn overheidsorganisaties verplicht om online vergaderingen van de gemeenteraad (achteraf) te voorzien van een ondertiteling. Deze verplichting komt voort uit het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid. De exploitatiekosten hiervan worden in de kadernota opgenomen voor de periode vanaf 2021. De kosten voor de maanden september 2020 t/m december 2020 worden uit de lopende begroting van de Werkorganisatie Duivenvoorde gedekt. De jaarlijkse exploitatiekosten zijn € 4.500 en worden omwille van het bedrag verwerkt in de begroting 2021. Wob-verzoeken (€ 100.000 incidenteel nadeel)
Vanuit Juridische zaken wordt al enige tijd geconstateerd dat er sprake is van een toename aan Wob-verzoeken. Vanwege de langere periode waarover dit zich tot op heden heeft uitgestrekt en er geen zicht is op een vermindering hiervan kan de conclusie getrokken worden dat er sprake is van een structureel effect. Daarnaast is er momenteel sprake van een hoger percentage ziekteverzuim, waardoor achterstanden die al langere periode bestaan alleen maar groter worden. Op onderstaande wijzen wordt al enige tijd ingezet op het verlagen en beheersbaar houden van het aantal juridische kwesties;
• Inzetten op informeel overleg en ambtelijk horen om het aantal bezwaren en Wob-verzoeken blijvend te verminderen;
• Inzetten op het wegwerken van achterstanden;
• vooraf inlichten en horen van burgers bij ingediende aanvragen - die om welke reden dan ook worden afgewezen -, om zo het gevoel van procedurele rechtvaardigheid te verhogen bij burgers en bezwaarschriften te verminderen.
• Ook wordt actiever informatie verstrekt, zoals in het kader van de participatie en de Omgevingswet.
Om de huidige achterstanden weg te werken, in te zetten op de structurele toename van het aantal Wob-verzoeken en de maatregelen te treffen om de aantallen juridische kwesties beheersbaar te houden wordt een incidentele bijdrage van de gemeente gevraagd van € 100.000 voor 2020.
De kosten inzake het afhandelen van het omvangrijke Wob-verzoek inzake de Rijnlandroute van 2019 tot 1 juni 2020 bedragen € 196.000 (hiervan € 98.000 personeelskosten en € 98.000 inhuur derden). Dit Wob-verzoek heeft er grotendeels voor gezorgd dat andere Wob-verzoeken zijn blijven liggen. Als de achterstanden in het afhandelen van Wob-verzoeken niet worden weggewerkt, dan zal dit gepaard kunnen gaan met klachten, ingebrekestellingen, negatieve publiciteit en bestaat de kans dat de achterstanden in het behandelen van Wob-verzoeken structureel wordt. Accountantskosten (€ 25.000 structureel nadeel)
In 2019 is voor de accountantsdiensten voor 2020 en 2021 een nieuwe overeenkomst aangegaan. Als gevolg hiervan stijgen de accountantskosten met € 25.000. Financieel advies Corona effecten (€ 15.000 incidenteel nadeel)
Om de financiële impact van de Corona crisis voor de WODV in kaart te kunnen brengen worden kosten gemaakt die niet in de Begroting waren voorzien. Het aandeel aan de advieskosten voor de gemeente Voorschoten wordt ingeschat met € 15.000. Corona effecten eerste drie maanden (€ 4.000 incidenteel nadeel)
De financiële effecten voor de eerste drie maanden zijn in kaart gebracht en betreffen meerdere taakvelden. Voor een gedetailleerde uitleg wordt naar bijlage 2 (raadsinfomatiebrief) verwezen. | 
